ISO 9001: KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ KURULUMU İÇİN ADIM ADIM KILAVUZ
Evet firmanıza sistem kurmak istiyorsunuz nasıl başlayacaksınız karar veremiyorsunuz. Hiç endişelenmeyin! Adım adım size sistem kurulumunu anlatacağız ve sizler bu sistem kurulumu ile rakip önüne geçip, rekabette liderliği ele alacaksınız. Yanlış duymadınız sistem kurulumu size kesinlikle fırsat sağlayacak ve pazarda payınızı kesinlikle arttıracaksınız. Bu sistem kurulumu ile tek fabrikayken 6 fabrika kuran liderle çalışma fırsatı bulduğumuzu söylemeliyiz. Kimi zaman üst yönetim yani liderler bu sistem kurulumuna inanmaz! Aman iş yükü ne gerek var? Zaten çok yoğunuz satış yapmamız lazım para kazanmamız lazım dediği noktada haliyle sistemi yok sayarlar ve sadece satışa odaklandığı için rakiplere ve piyasaya gözünü kulağını kapatırlar ve 4 sene sonra tak firma kapanır neden çünkü sistem yok verimlilik yok iç denetim yok haliyle ISO 9001 kalite yönetim sistemi yok. Böyle olunca da ya tek başına çalışma başlar ya da başka firmalarda iş arayışına girerler. Mutsuz son.
Böyle bir duruma düşmeyi kimse istemez. Kalite politikasıyla Hedef ve stratejiyle risk ve fırsatları bertaraf ederek kaynak ayırıp operasyonu başarıyla yönetip iç kontrolleri de gerçekleştirince hangi firma olursa olsun ayakta kalır tabi süreçleri belirli periyotlarla gözden geçireceksiniz.
Şimdi size bunu aşama aşama anlatacağız ve sizler firmanızda sistemi çok rahat kurup yöneteceksiniz. Ve burayı kılavuz olarak da kullanacaksınız.
AŞAMA 1: POLİTİKANIZI YAZIN
Öncelikle standardın istediği şekilde şartnameye uygun olarak kalite yönetim sistem politikanızı belirleyin. Firmanıza uygun olup olmadığını test edin ve de tüm personele çalışanlara politikanın farkındalığını sağlayın. Personele duyurusunu yapın ve politikadan haberdar olmalarını sağlayın. Aynı şekilde tüm paydaşlara da bunu duyurun.
AŞAMA 2: HEDEF BELİRLEYİN
Ulaşmak istediğiniz hedefler için planlama yapın. Tüm detaylarıyla bu hedefleri genelde ölçülebilir şekilde yazın. Her proses sorumlusunu bu sürece dahil edin. Herkes mümkün olduğunda ölçülebilir, ulaşılabilir hedefler belirlesin hangisine ne zaman nasıl ulaşacağınızı detaylandırın.
AŞAMA 3: STRATEJİLERİNİZİ YAZIN
Hedeflerinize ulaşmak için yöntemlerinizi belirleyin ve doğrulamalarını yapın. Bun bir plan çerveçevesinde yıllık ve aylık periyotlarda yapmanız gerekmektedir.
AŞAMA 4 : SWOT ANALİZİ YAPIN
Bir işletmenin büyüme ve başarı kriterlerine göre organizasyonel düzeyde belirlemesinde fayda vardır. SWOT un güçlü ve zayıf yönler, tehditler ve fırsatlar anlamına geldiğini biliyoruz. İngilizce kelimelerin baş harflerinden oluşmuştur. Güçlü yönler, sizi rakiplerinizden ayıran üstün kılan özellikler silsilesidir. Zayıf yönler ise şirketinizin eksik olduğu rakiplerinizin sizden daha iyi yaptığı şeyler diye tanımlayabiliriz. Fırsatlar ise sizi rakiplerinizin önüne geçirecek ürün ve hizmetler için ortaya çıkan ihtiyaçlardır. Tehditler ise şirketinizin olumsuz yönde etkileyecek olaylardır. Müşterilerinizin size karşı tutumlarını değiştirecek hususlardır. İyi bir SWOT analizi ile güçlü zayıf yönlerini belirleyip, fırsatları yakalarken tehdit içeren hususları da bertaraf etmiş olursunuz.
AŞAMA 5 : EĞİTİMLERE AĞIRLIK VERİN
Kuruluş ISO 9001 de güçlü bir sistem kurmak için tüm çalışanlarına eğitimler verdirmelidir. Eğitimler almalarını sağlamalıdır. ISO 9001 farkındalığı ile her süreç sorumlusu standardın şartlarını yerine getirecek ve hesap verebilir olacaktır.
AŞAMA 6: RİSK VE FIRSATLARINIZI BELİRLEYİN
Oluşturduğunuz bağlam ve hedefleriniz ile ilgili risk ve fırsatlarınızı belirleyin. ISO 9001 planlama kısmında risk ve fırsatları tanımlıyor ve belirliyoruz. ISO 9001 şartlarını sağlamak için risk ve fırsatları belirlemek amacıyla uygulamalarımızı risk odaklı şekilde gerçekleştirmeliyiz. Kuruluşlar kalite yönetim sisteminin etkinliğini arttırmak ve iyileştirilmiş sonuçlara erişilmesi amacıyla risk ve fırsatlarını belirlemelidir.
AŞAMA 7: OPERASYONUNUZU GÖZDEN GEÇİRİN
Kuruluşlar, ürün ve hizmetlerin sunulmasına ilişkin şartları karşılamak için ihtiyaç duyulan prosesleri yani faaliyetlerini planlamalı, uygulamalı ve kontrol etmeli ve varoluş hedeflerini yerine getirmelidir. Ürün hammadde alımından sevkiyata kadar tüm süreçlerin izlenmesi gerekmektedir. Her prosese müşteri odağı ile bakılmasında fayda vardır. Kuruluşlar ürün veya hizmet izlenebilirliğinin her aşamasında izlenebilirliği sağlarken kayıtlarını oluşturmalı ve muhafaza etmelidir. Hem geriye dönük izlenebilirliği hem ileriye dönük izlenebilirliği doğru şekilde izleyip ölçümlemelidir.
AŞAMA 8: İÇ DENETİM EĞİTİMLERİNİZİ ALIN
Kuruluşun yönetim sistemlerinin perfomansını izlemesi ve ölçülendirilmesi için iç denetimler yapılması gerekmektedir. İç denetim yapacak uzman kişilerin olması için iç denetim eğitimlerini alması zorunludur. İç denetim eğitimini de ISO 9000 ailesinden ISO 19011 standart eğitimini alarak bu konuda farkındalık ve bilinç kazanmış oluyoruz .
AŞAMA 9: İÇ DENETİMLERİ YAPIN
Alınan ISO 19011 eğitimi ile kişiler iç denetimi yapabilmektedirler. İç denetim planı ile belirlenen uzman iç denetçilerle standarttan gelen kontrol listenizle iç denetimlerinizi yapmak durumundasınız. İç denetim kuruluşlar için çok önemlidir. Kuruluşlar kalite yönetim sisteminin performansını ve etkinliğini değerlendirmelidir.
AŞAMA 10: PARANOYAK ŞEKİLDE İÇ KONTROLLERİN DOZUNU ARTTIRIN
Her süreç sorumlusu mutlaka ve mutlaka faaliyette oldukları her hususla ilgili kontrollerini arttırmalıdır. Yaptıkları ve yapacakları faaliyetlerin izlenmesi için iç kontrollerini arttırmalıdır. Bu sizin süreç performansınızı arttıran bir ve izlenmesi ölçülmesi gereken hususlardır.
AŞAMA 11: SİSTEMİNİZİ GÖZDEN GEÇİRİN
Kuruluşlar müşteri memnuniyeti, ilgili taraflardan gelen bildirimler, kalite hedeflerine ulaşma derecesi, proses performansı uygunsuzluklarla ilgili mutlaka süreçlerini izlemeli değerlendirmeleri ve gözden geçirmelidir. Tabi bu durum kuruluşlara iyileştirme için fırsat sağlar kalite yönetim sistemi ile ilgili ihtiyaç duyulan değişikliklerin gerçekleşmesi için fırsat sağlar ve kaynaklara ihtiyaç varsa bunlar çıktı olarak firmalara olanak sağlar.
AŞAMA 12: DÜZELTİCİ FAALİYETLERİNİZİ EFEKTİF HALE GETİRİN
Kuruluşlar iyileştirme için fırsatları yakalamalı yani belirlemeli seçmeli müşteri memnuniyetini karşılamak ve müşteri memnuniyetini artırmak için tüm faaliyetlere uygulamalı bunun için de uygunsuzluklarını bulmalıdır uygunsuzluklar herhangi bir şikayet kaynağı olabileceği gibi uygun olmayan iş de uygunsuzluk olarak geçmektedir bunları da mutlaka firma bulup belirleyip ve bir an önce bu uygunsuzluk lıkları gidermek için faaliyetlerini sıralamalarıdır belli bir plan dahilinde ne yapmalıdır.
AŞAMA 14: DF KÖK NEDENLERİNİ BELİRLEYİN
Uygunsuzlukları belirlemek sadece yeterli değil uygunsuzluklarının sebeplerinin de tespit edilmesi gerekiyor çünkü bir daha olmaması için uygunsuzlukların kök nedenleri belirlenecek ve bu kök nedenler giderilecek ki uygunsuzluklar bir de bir daha dönüp önümüze çıkmasın bunun için de uygunsuzluklar tespitini belirlerken ortaya çıkma potansiyellerinin de olup olmadığına bakılmalıdır.
AŞAMA 15: İYİLEŞTİRECEĞİNİZ HER BÖLÜMÜ İYİCE DEĞERLENDİRİN
Kuruluşlar kalite yönetim sisteminin etkinliğini uygunluğunu yeterliliğini sürekli olarak izlemeli ölçümlemeli ve iyileştirmelidir. Sürekli iyileştirmenin bir parçası olarak ihtiyaç ve fırsatları tespit etmeli ve bu ihtiyaç ve fırsatları analiz etmeli değerlendirmelidir. Sonuçlarını da gözden geçirmeli ve burada kaynak ihtiyacı varsa bunları belirlemeli yeni hedeflere ulaşabilmeli yeni hedefleri belirleyebilmeli ve sistemini daha iyi hale getirmek için bütün durumunu seferber etmelidir.
Sepetim
paylaş
twittle
paylaş
paylaş