SepetimMEB Okulları İçin ISO 9001 belgelendirme hizmetlerimizden hemen yararlanabilmek için sitemizdeki numaramızı arayabilir, bizden bilgi alabilirsiniz. Okul ve kurumların, sundukları hizmetlerin verimliliğini artırmak, sağlık, güvenlik, hijyen ve iletişim becerilerini geliştirmek için yönetim sistemlerini etkin bir şekilde uygulaması büyük önem taşımaktadır. Yasal gerekliliklere uygun hareket etmek ve hizmet kalitesini sürdürülebilir kılmak, etkili bir liderlik ve yöneticilerin kararlılığıyla mümkündür. Bu bağlamda, okul ve kurum yöneticilerinin, kalite, güvenlik ve hijyen kültürünü ulusal ve uluslararası standartlara dayalı olarak kurumlarında benimsemeleri kritik bir rol oynar.
Başarılı bir dönüşüm sağlamak için liderler, öncelikle kendileri bu sürecin savunucusu olmalı ve ekiplerini de bu vizyona ortak etmeli, sürecin önemine inandırmalıdır. Standartlara dayalı bir yönetim anlayışı, sadece yasal yükümlülükleri karşılamakla kalmaz, aynı zamanda öğrenciler ve personel için daha güvenli, sağlıklı ve verimli bir ortam sağlar.
Okul ve kurumlarda etkin bir yönetim sistemi oluşturmak ve başarıyla yönetmek için en önemli unsur, etkili bir takım çalışmasıdır. Sunulan hizmetlerin kontrolü ve sürekli iyileştirilmesi için tüm çalışanların süreçlere aktif olarak katılması kritik öneme sahiptir. Bu katılım, yalnızca belirli bir kademeye değil, her seviyedeki çalışanı kapsayacak şekilde düzenlenmelidir.
Bu doğrultuda, okul ve kurumlarda bir "Yönetim Sistemi Ekibi" oluşturulması, sistemin başarılı bir şekilde kurulması ve sürdürülmesi için gereklidir. Ayrıca, belgelendirme sürecinde kurumun dış paydaşlarla iletişimini etkin bir şekilde yürütecek "Yetkili Temsilci"nin atanması da süreçlerin uyumlu ve başarılı bir şekilde yürütülmesini sağlamak açısından önemli bir adımdır. Bu yaklaşım, yönetim sisteminin tüm seviyelerde benimsenmesini ve kurum genelinde bir sorumluluk kültürünün oluşmasını destekler.
TS ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi ile entegre edilecek “İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi (ISO 45001)” belgelendirme süreci, her iki standardın uyumlu şekilde değerlendirilmesini sağlayacaktır. Bu entegrasyon, ISO 45001’in yönetim sistemi maddeleri ile TS ISO 9001:2015´in şartlarına göre uygunluk değerlendirmesi yapılmasını hedefler. Yönetim Sistemi Ekibi, İl İSGB İç Tetkikçisi/Denetçisi rehberliğinde gerekli dokümantasyonu hazırlayacak ve sürecin eksiksiz yürütülmesini sağlayacaktır.
Yönetim Sistemi Dokümanlarının Onaylanma ve Dağıtım Süreci
Yönetim sistemi dokümantasyonu, iş sağlığı ve güvenliği başta olmak üzere, kurumda gerçekleştirilen tüm süreçlerin belirlenmesini, yürütülmesini ve izlenmesini garanti altına alacak şekilde oluşturulmalıdır. Bu dokümanlar, kurumun en üst yöneticisi (İşveren) tarafından onaylanmalı ve resmileştirilmelidir. Ayrıca, çalışanlara yönetim sistemi dokümanları hakkında kapsamlı eğitimler verilmesi, dokümanların etkin bir şekilde uygulanabilmesi ve belgelendirme sürecinin başarılı olması açısından kritik öneme sahiptir. Eğitimler, çalışanların sistemi benimsemesini ve uygulamalarını sağlayarak, kurumsal kültüre kalite, sağlık ve güvenlik anlayışını entegre eder.
Düzeltici Faaliyet Süreci
Yönetim sisteminin iç tetkiklerinde tespit edilen uygunsuzluklar için Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler (DÖF) başlatılır. Bu faaliyetler, tespit edilen uygunsuzlukların giderilmesi amacıyla devreye alınır ve sürecin tamamlanması için gerekli takip denetimleri gerçekleştirilir. Yetkili Temsilci, bu faaliyetlerin yürütülmesini izlemeli ve uygunsuzlukların giderilme sürecini düzenli olarak değerlendirmelidir.
Yönetim sisteminin etkinliğini ve verimliliğini artırmak için üst yönetim de bu süreci yakından takip etmeli ve uygunsuzlukların giderilmesine yönelik aksiyonların zamanında ve doğru bir şekilde uygulanmasını sağlamalıdır. Bu yaklaşım, yönetim sisteminin sürekli iyileştirilmesine katkı sağlar ve kurumsal performansın yükselmesine destek olur.
Yönetim sistemi dokümantasyonunda belirtilen zamanlarda gerçekleştirilen iç tetkiklerin sonuçları, tetkik raporları ve düzeltici/önleyici faaliyetlerin durumu gibi konuların ele alındığı "Yönetimin Gözden Geçirme (YGG)" toplantıları, belgelendirme sürecinin zorunlu bir aşamasıdır. Bu toplantılar, sistemin performansını değerlendirmek ve sürekli iyileştirme hedeflerine ulaşmak için kritik bir rol oynar.
Okul ve kurumlar belgelendirme başvurusu yaparken, yönetim sisteminin uygulanma süresi, iç tetkiklerin tarihleri ve YGG toplantılarının zaman çizelgesi gibi bilgiler talep edilmektedir. Bu bilgiler, belgelendirme sürecinde sistemin etkinliğinin ve sürdürülebilirliğinin kanıtı olarak sunulmalıdır. Özellikle Ekol Belgelendirme için, bu belgeler süreçte önemli bir yer tutar ve yönetim sisteminin başarıyla işlediğini gösterir.
Belgelendirme Başvurusu Süreci
Başvuru yapan okul/kurum yetkili temsilcisinden talep edilen bilgiler şunlardır:
1. Yönetim Sisteminin Kapsamı: Yönetim sisteminin hangi alanları kapsadığı ve belgelendirme sürecine dahil edilen faaliyetler net olarak tanımlanmalıdır.
2. Başvuru Yapan Okul/Kurumun Açık Adı ve Adresi: Kurumun tam adı ve fiziki adresi, başvurunun resmi olarak kayda geçmesi için gereklidir.
3. Faaliyetler ve Kaynaklar: Başvuru yapan okul/kurumun belgelendirme alanıyla ilgili faaliyetleri, insan kaynakları ve mali kaynaklar hakkında genel bilgi sağlanmalıdır. Bu bilgiler, belgelendirme sürecinde kurumun kaynaklarının yönetim sistemine uygunluğunu değerlendirmek için gereklidir.
4. Dış Kaynaklı Prosesler: Okul/kurumda kullanılan, standartların şartlarına uygunluğu etkileyebilecek dış kaynaklı süreçler hakkında detaylı ve düzenli bilgi verilmelidir. Bu, dışarıdan temin edilen hizmetlerin veya süreçlerin sistem üzerinde nasıl bir etki yaratacağına dair bir değerlendirme yapılmasını sağlar.
Bu bilgilerin eksiksiz ve doğru şekilde sunulması, Ekol Belgelendirme sürecinin sorunsuz bir şekilde ilerlemesi açısından büyük önem taşımaktadır. Belgelendirme başvurusunun onaylanması, yönetim sisteminin uygunluğunun bir göstergesi olarak görülmektedir.
Tetkik Programı ve Sistem Belgelendirme Süreci
Tetkik Programı: Başvurusu kabul edilen okul ve kurumlara, “Sistem Belgelendirme Sözleşmesi” ile birlikte “Sistem Belgelendirme Tetkik Programı” gönderilir ve onayları talep edilir. Bu program, okul veya kurumları bilgilendirmek amacıyla tetkik tarihlerini ve sürelerini içerir. Programda, I. Aşama, II. Aşama, Gözetim ve Belge Yenileme Tetkiklerinin tarihleri, tetkik türleri, adam/gün sayısı ve önceki tetkik sonuçları gibi önemli bilgiler yer alır. Okul ve kurumların, bu program doğrultusunda tetkik hazırlıklarını yapmaları beklenir.
Sistem Belgelendirme Sözleşmesi: Başvuruları onaylanan okul ve kurumlar için “Sistem Belgelendirme Sözleşmesi” hazırlanır ve ek olarak “Sistem Belgelendirme Tetkik Programı” ile birlikte Merkez İSGB adına Genel Müdür veya Merkez İSGB Koordinatörü tarafından onaylanarak, okul veya kuruma gönderilir. Okul veya kurum müdürü, sözleşmeyi onaylayıp bir nüshasını kendisinde saklar, diğer nüshayı ise resmi yazıyla Merkez İSGB’ye iletir. Ayrıca, okul veya kurum yönetim sistemi dokümanlarını (yönetim sistemi el kitabı, prosedürler, vb.) Merkez İSGB’ye sunar.
Tetkikin Planlanması: Tetkik sürecinin başarılı bir şekilde yürütülebilmesi için kapsamlı bir tetkik planı oluşturulur. Bu plan aşağıdaki unsurları içerir:
• Tetkik hedefleri: Tetkikin amaçladığı sonuçlar.
• Tetkik kriterleri: Uygulanan yönetim sistemi standartları ve ilgili mevzuat.
• Tetkikin kapsamı: Tetkik edilecek süreçler ve faaliyetler.
• Tetkik faaliyetlerinin tarihi, süresi ve yeri: Denetim tarihleri, beklenen süreler ve yapılacağı lokasyon.
• Denetim ekibi bilgileri: Denetimi gerçekleştirecek ekip ve nezaretçilerin kimlik bilgileri.
Denetim süresi, “Sistem Belgelendirme Denetim Süresi Belirleme Talimatı” doğrultusunda belirlenir ve denetim ekibi “Sistem Belgelendirme Denetim Ekibinin Seçimi ve Görevlendirme Prosedürü”ne uygun şekilde atanır. Denetim ekibi listesi, “Denetim Ekibi Onay Yazısı Formu”na işlenir ve okul/kurum müdürü tarafından onaylanır. Denetim ekibi üyeleri de bu formu imzalayarak süreç resmileştirilir.
Eğer okul veya kurum, denetim ekibi hakkında itirazda bulunursa, bu itiraz gerekçelerini yazılı olarak bildirir. Haklı gerekçelerin kabul edilmesi durumunda, denetim ekibi üyelerinde veya tetkik tarihleri üzerinde değişiklikler yapılabilir. Nihai olarak, “Sistem Belgelendirme Denetim Ekibi Görevlendirme Formu” kullanılarak denetim ekibi resmen görevlendirilir.
Bu süreçler, Ekol Belgelendirme’nin kalite ve uyum standartlarını sağlamak ve okul/kurumların belgelendirme süreçlerini şeffaf ve etkin bir şekilde yürütmek için özenle uygulanmaktadır.
ISO 9001:2015 YÖNETİM SİSTEM İLKELERİ
Uygunsuzlukların Tanımlanması
Ekol Belgelendirme süreçlerinde, denetimlerde ortaya çıkabilecek uygunsuzluklar üç ana grupta sınıflandırılmaktadır:
1. Gözlem Bulgusu:
o Denetim ekibi tarafından gözlemlenen, sistemin iyileştirilmesi için olumlu veya olumsuz görüşlerdir. Gözlem bulguları, sistemin performansını artırmak amacıyla dikkate alınır, ancak bu bulgular için kapatma kanıtı sunulması gerekmez. Bir sonraki denetimde, ilgili gözlemle ilgili herhangi bir iyileştirme yapılıp yapılmadığı kontrol edilir.
2. Minör Bulgusu:
o Standardın herhangi bir maddesinin veya alt başlıklarının tam olarak tanımlanmaması, yeterli ve sistematik uygulanmaması ya da sistemin sağlıklı işleyişini etkileyecek eksiklik ve aksaklıkların bulunması durumunda minör uygunsuzluklar tespit edilir. Minör uygunsuzlukların kapatılması için verilen süre en fazla 3 aydır. Ancak mücbir sebepler durumunda bu süre 3 ay daha uzatılabilir. Bu bulgular, sistemin genel işleyişini ciddi şekilde etkilemese de iyileştirilmesi gerekmektedir.
3. Majör Bulgusu:
o Standart maddelerinden herhangi birinin veya alt başlıklarının ele alınmaması, uygulanmaması ya da sistemin kritik işleyişine zarar verecek ciddi eksikliklerin bulunması durumunda majör uygunsuzluk tespit edilir. Majör uygunsuzluklar, genellikle sistemin işleyişini önemli ölçüde tehlikeye atan ve takip denetimi gerektiren bulgulardır. Ancak, her majör uygunsuzluk takip denetimi gerektirmeyebilir; bu karar, Baş Denetçi tarafından yapılacak değerlendirmeye bağlıdır.
İlk Belgelendirme Denetim Sonuçları
Ekol Belgelendirme’nin ilk belgelendirme süreci kapsamında yapılan I. Aşama Tetkik ve II. Aşama Denetimlerinde toplanan tüm bilgiler ve tetkik kanıtları gözden geçirilir ve analiz edilir. Bu analiz sonucunda, denetim raporlarında “başarılı” veya “başarısız” şeklinde net bir sonuç belirtilir.
• I. Aşama Tetkik: Yönetim sisteminin genel uygunluğunun ve temel gereksinimlerinin yerine getirilip getirilmediği değerlendirilir. Dokümantasyonun eksiksiz olup olmadığı ve belgelendirme için hazır olup olmadığına karar verilir.
• II. Aşama Denetim: Sisteminin pratikte nasıl işlediği, uygulamaların yönetim sistemi şartlarına uyup uymadığı değerlendirilir. Tespit edilen uygunsuzlukların durumu ve düzeltici/önleyici faaliyetlerin etkinliği denetlenir.
Denetim süreci sonunda, Ekol Belgelendirme yetkilileri tarafından raporlanan sonuçlar belgelendirme sürecinin nihai aşamasına yön verir. "Başarılı" sonuç elde edilirse, okul/kurum belgelendirilir; "başarısız" sonuç elde edilirse, uygunsuzlukların giderilmesi için gerekli adımlar atılmalıdır.
paylaş
twittle
paylaş
paylaş